Зламаний Канбан і списки: мої найкращі союзники з організації моєї роботи (і життя)

Організація - це не найкраща моя якість. Маючи це на увазі, я люблю використовувати інструменти, щоб допомогти мені бути в курсі речей.

В особистому житті я використовую Wunderlist ... МНОГО. У мене є списки на все. Так, все. Наприклад, зараз у мене є списки для:

  • Завдання, які я повинен виконати протягом тижня,
  • Завдання, які я повинен виконати протягом кінця тижня,
  • Завдання, які я повинен виконати для своєї дипломної роботи,
  • Короткострокові цілі для досягнення.

Я визначив дві основні переваги цієї стратегії.
По-перше, добре, я просто не забуваю виконувати завдання. По-друге, я вважаю це дуже мотивуючим. Просто не заперечуючи поспіху задоволення кожного разу, коли я перевіряю товар зі списку, коли закінчую з ним.

Я також веду списки на Evernote: книги для читання, фільми для перегляду, ресторани для спробу / те, що я спробував і сподобався… і це продовжується. Тож я вважаю, що можна сказати, що я людина зі списку.

Очевидно, що манія списків мого особистого життя поширюється і на мою професійну діяльність ... Організовувати свою роботу в Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - яка надає фінансові послуги корпораціям та фінансовим установам, починаючи від стартапів до центральних банків - я використовую WeKan (це як Trello, але з відкритим кодом).

Теорія методу Канбана…

WeKan - це інструмент, заснований на методі Канбана.
 Для тих, хто ніколи про це не чув, метод Kanban дозволяє користувачеві відображати та керувати робочими завданнями через робочий процес (від "робити" до "зроблено").

Інструмент містить приладну панель із розділами на кшталт "Робити / В процесі роботи / Готово" (вони можуть бути змінені, ми розглянемо ті, які я використовую нижче) та картки для кожного робочого предмета, який можна перемістити з одного розділу до інший.

Цей метод допомагає:

  • Поставте пріоритетні завдання
  • Обмежте незавершену роботу, щоб не витрачати час на перехід від одного завдання до іншого
  • Визначте потенційні вузькі місця

…на практиці

Тепер давайте подивимося, як це працює на практиці і як ми насправді зламали метод у нашій команді UX.
У колективі 17 дизайнерів UX, кожен з нас працює над кількома проектами одночасно. Зазвичай дошки Kanban використовуються командами (UX, PO, IT ...) для співпраці над проектом, але ми також використовуємо їх для організації нашої особистої роботи.

Подивимось підроблений (але реалістичний) приклад моєї особистої дошки:

Розділи

Як бачите, є 5 розділів:

  • Очікування: невідкладні справи на даний момент, про які все-таки потрібно потурбуватися в якийсь момент.
  • Робити: завдання, які слід виконати, в ідеалі протягом тижня.
  • Виконується: завдання, над якими я зараз працюю. Я намагаюся, щоб у цьому розділі було якомога менше предметів, щоб зосередитись на одному чи двох завданнях одночасно, що в свою чергу сприяє підвищенню продуктивності.
  • Виконано: завдання, які я виконав протягом тижня.
  • В архіві: старші виконані завдання.

Картки

Одна картка = одне завдання.
Але іноді можна зануритися в деталі. Наприклад, коли я маю редагувати прототипи, я деталізую їх у… так, ви зрозуміли: списки.
Знову ж таки, створення списку всередині картки дозволяє мені відслідковувати те, що слід редагувати І я можу позначити кожен пункт, коли закінчу - моя улюблена діяльність.

Мітки

1 мітка = 1 проект.
Як я вже говорив, ми працюємо над кількома проектами одночасно, тому це забезпечує простий спосіб відстеження завдань за проектом. Ви можете фільтрувати вашу дошку за мітками, тобто ви можете відображати всі завдання конкретного проекту одним клацанням миші, якщо вам це здається.

Терміни придатності

Щоб допомогти вам розставити пріоритети у своїх завданнях, ви можете встановити термін на картці. Мушу сказати, я не дуже часто користуюся цим. Але якщо ви схожі на мою колегу Каміль, ви також можете скористатися цією функцією, щоб відстежувати дату, коли ви виконали завдання, що досить розумно, якщо ви запитаєте мене.

До дії в нашій команді

Призначення завдань колегам

WeKan добре працює, коли справа стосується співпраці в команді.
Ви можете призначити завдання іншим учасникам і "переглядати" ці завдання, щоб побачити, коли вони завершені.

Наприклад, якщо мені потрібно попросити Marine (UX-дизайнера та адміністративного супергероя збоку) надати мені доступ до конкретної програми:

  1. Я заходжу до ради Морської
  2. Я створюю завдання, яке я розміщую в її розділі «робити»
  3. Я вибираю "дивитися" завдання (не забудьте "відстежувати" дошку, якщо вона вимкнена, вона не працюватиме)
  4. Коли я закінчую, я отримую електронний лист.

Просто як це.

Повідомте начальника про вашу наявність

Регулярно, наш начальник Морган, перевіряє всі дошки, щоб побачити, як у нас.

Це дає їй певну видимість того, хто міг би взяти на себе новий проект, якщо комусь потрібна допомога в чомусь, та про хід виконання кожного завдання. В основному, інструмент забезпечує глобальне уявлення про те, що робить команда та кожен член команди.

Зауважимо, що все, що представлено тут, ґрунтується на нашому «злому» методу Канбана, щоб організувати нашу особисту роботу над кількома проектами. Для співпраці в масштабних проектах ми використовуємо інші інструменти, такі як Github, JIRA або навіть WeKan, "традиційним" способом.

Дякуємо за прочитане! Будь-які думки? Я буду радий почути ваші відгуки про WeKan або будь-який інший інструмент, який ви використовуєте для організації своєї роботи та співпраці!