Найкращий спосіб впоратися зі «стресом електронної пошти»

Робітники страждають від зростаючої проблеми "стресу електронної пошти", коли вони борються з великою кількістю електронної пошти. Чим більша кількість запитів, тим більша ймовірність виникнення стресу, який впливає на їх здатність чітко мислити та спілкуватися.

"Стрес електронної пошти" видно на наступних малюнках:

  • Середньостатистичний офісний працівник щодня витрачав на управління електронними листами щодня.
  • 4 години, витрачені на управління електронними листами на день старшим керівником.
  • 80: відсоток надісланих електронних листів, які насправді є "спамом" - непотрібні рекламні оголошення, багато з яких є шахрайськими або іншим чином незаконними.
  • 62: відсоток працівників, які перевіряють службові електронні листи, перебуваючи вдома або у відпустці.
  • 10: бали падають на IQ, який відчувають працівники, що відволікаються електронною поштою (більше ніж удвічі, ніж це було виявлено в дослідженнях, пов'язаних з канабісом).
  • 20: відсоток робітників, які зазнають стресу.

Співробітники стають втомленими, розчарованими та непродуктивними після постійного моніторингу електронних повідомлень, які постійно перебивають їх, намагаючись зосередитись на роботі. Як позбутися від цієї проблеми? Ось 4 поради, які допоможуть вам зменшити стрес, пов’язаний із електронною поштою.

1. Блокуйте або фільтруйте небажані електронні листи, щоб зменшити обсяг електронної пошти

Скасуйте підписку на непотрібні масові електронні листи.

Хоча вам не потрібно багато часу, щоб видалити дивний набридливий або марний електронний лист. Але коли ви отримуєте постійний потік таких електронних листів день у день, вони забирають велику частину вашого часу та уваги. Замість того, щоб використовувати електронну пошту для співпраці над груповими завданнями, спробуйте скористатися іншим інструментом співпраці, таким як Winke.

У додатку Winke є інтеграція електронної пошти, вона допоможе вам позбутися проблем зі спамом електронної пошти. Ви можете отримувати-надсилати електронну пошту через чат-додаток Winke. Але ви отримуватимете електронні листи лише від контактів у своїх контактах, тож не буде надсилатись електронних листів із чужою адресою, яка може з’являтися у скриньках електронної пошти у додатку Winke. Це може зменшити кількість електронних листів, надісланих у вашу поштову скриньку.

2. Головний пошук електронною поштою

Слідкуйте за тим, щоб ваша поштова скринька була охайною, щоб легко шукати електронні листи за темою. Зробити це можна такими способами:

• За допомогою системних інструментів електронної пошти створюйте папки для організації повідомлень за категоріями.

• Використовуйте інструменти системи електронної пошти для створення міток для визначення пріоритетності повідомлень.

• Використовуйте інструменти системи електронної пошти, щоб налаштувати фільтри, які автоматично направлятимуть повідомлення в папки та / або позначатимуть їх відповідно до ваших критеріїв.

Однак чому ви повинні робити це вручну, коли Winke має можливість дуже добре фільтрувати та шукати. За допомогою функції пошуку Winke ви можете шукати електронні листи, документи або будь-яку розмову, пов’язану з пошуковою фразою. Ви можете використовувати фільтри для відображення простору пошуку і дасть більш точні результати.

3. Візьміть телефон

Іноді швидкий дзвінок може заощадити багато електронної пошти назад і назад. Головне - визначити, які теми краще обробляти через телефонний дзвінок, ніж електронною поштою. Ви все одно будете твердо ставитися до того, щоб розмову тримати на точці. В іншому випадку п'ятихвилинна розмова, яку ви мали на увазі, може перетворитися на габфест.

4. Використовуйте програми чату

Ці способи допоможуть вам позбутися втоми, викликаної перевантаження електронною поштою. Однак це не завжди ефективні способи. Тож якщо ви хочете звільнитися від стресу перевантаження електронної пошти, вам потрібно знайти нові способи спілкування.

Така програма, як Winke, може добре вирішити цю проблему. Winke - це поєднання чату та електронної пошти, щоб ви могли обговорити, поговорити про роботу та укласти проблему електронною поштою в одній програмі. Це зробить вашу роботу менш обтяжливою. Ви будете почувати себе комфортніше, замість того, щоб щодня стикатися з перевантаженням електронною поштою.